Ирина Агафонова. Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Зачем некоммерческим организациям тайм-менеджмент и как его использовать в своей работе, обсудили в медиаклубе «АСИ-Благосфера».

Тайм-менеджмент: для кого и зачем

Если вы испытываете стресс от того, что ничего не успеваете, или чувствуете, что не достигаете результата, скорее всего вам пора задуматься о тайм-менеджменте — управлении временем.

Тайм-менеджмент нужен не всегда, а только в тех случаях, когда у вас действительно много дел и на их выполнение не хватает времени, рассказала эксперт медиаклуба — основатель компании Brainify (онлайн-сервисы для развития людей и компаний) Ирина Агафонова.

Мы не можем увеличить количество часов в сутках, но можем так организовать свой рабочий процесс, что будем заняты правильным делом в правильное время. Как ни странно, это помогает сэкономить время, уменьшить стресс, работать эффективно и контролировать свой уровень занятости.

Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Как распоряжаться своим временем

Шаг первый — планируем

Для планирования необходимо составить список дел (например, на неделю). Он должен включать как рабочие, так и личные дела (чтобы не забыть ни про то, ни про другое), и всегда быть перед глазами. Ирина Агафонова советует формулировать свои задачи как можно конкретнее — например, не «выучить английский язык», а «прочитать главу из книги на английском языке». Каждый день этот список необходимо уточнять, в том числе и с другими людьми (действительно ли переданное вам задание нужно выполнить в указанные сроки).

После этого задачи можно распределить в вашем календаре. Стоит учесть, что задачи делаются быстрее, если для них ограничить время выполнения. Не нужно использовать сложные инструменты, отмечает эксперт. Если вам удобно вести список в бумажном ежедневнике, не используйте ненужные приложения.

Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Для выполнения некоторых целей понадобится база знаний — вы можете собирать нужную для выполнения задачи информацию, например, в Google Keep.

Чтобы понять, как мы используем свое время, можно составить градацию по методу Константина Харского. Распределить все свои действия на три группы: инвестиции (то, что в будущем может принести нам пользу), траты (дела, без которых мы не можем жить, но они не дают никакого «возврата»), потери (дела, которые нам не нужны и их можно было бы не делать). Суть такой схемы в том, чтобы не забывать о делах, которые могут принести вам инвестицию, и избавиться от «потерь», которые ведут к прокрастинации.

Шаг второй — ставим цели

Эксперт советует ставить цели по методике Agile: выбрать долгосрочную цель на несколько лет вперед и разбить ее на более мелкие цели — на год, квартал, месяц, неделю. Цель может меняться с течением времени.

Цели можно ставить по правилу SMART. Она должна быть конкретной (specific), измеримой (measurable), достижимой (achievable), релевантной (relevant) — вы должны хотеть ее достичь, она должна быть ограниченной по времени (time-bound).

Если вы не понимаете, в чем ваша цель, то придумайте две-три гипотезы о том, какой она могла бы быть, и проверьте их. Например, если вам кажется, что ваша цель — объездить весь мир, можно попробовать пожить в палатке в Папуа-Новой Гвинее, говорит Ирина Агафонова. После проверки гипотез проанализируйте, действительно ли вы хотите достичь этой цели. Если нет, то предложите новые гипотезы.

Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Шаг назад — прокрастинация

Цели никогда не будут выполнены, если не избавиться от прокрастинации и не перейти к действиям.

Прокрастинация — это откладывание даже срочных и важных дел на последний момент, которое приводит к жизненным проблемам.

Во время прокрастинации человек может игнорировать задачу. Если вы не хотите ее выполнять, потому что она сложна, попробуйте разбить на части — «разжеванную» задачу избегать сложнее. Кроме того, не стоит писать на день 50 задач, если вы не сможете их сделать. Не переоценивайте свои возможности.

Еще один шаг к прокрастинации — выполнение ненужных, но легких дел. «Мозг автоматически выбирает задачи, которые ему нравятся, и делает только их, — рассказала Ирина Агафонова. — Нужно понимать, что есть и сложные задачи».

Прокрастинирующий человек оправдывается за отсрочки. «Небольшая отсрочка — это как скидка на дорогой товар. Сейчас мы можем покайфовать и ничего не делать, но потом нам это выйдет дороже», — добавила эксперт.

Для борьбы с прокрастинацией можно использовать метод Глеба Архангельского. Первое правило этого метода — «лягушку» нужно съесть с утра. Самые неприятные дела лучше делать первыми. Второе правило — делить слона на части. Сложные задачи, так называемые «слоны», лучше не пытаться сделать в один присест, а поделить на этапы. Третье — правило двух минут. Если есть задача, которую можно сделать за две минуты, ее нужно сделать сразу.

Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Шаг третий — расставляем приоритеты и настраиваемся на мультизадачность

Чтобы ставить задачи и вовремя их выполнять, нужно уметь фокусироваться на действительно важных для вас вещах. Для этого можно воспользоваться, например, усовершенствованным принципом Парето, согласно которому только 4% дел приносят 64% всего результата. Необходимо отдать приоритет именно таким делам.

Кроме того, лучше приступать к выполнению новых задач как можно раньше — «просунуть ногу в дверь» следующей задачи (например, не заканчивать работу над книгой на конце главы, а сразу переходить на следующую). Эксперт также рекомендует записывать все, что нужно запомнить, чтобы освобождать голову.

При дистанционной работе важно менять контекст пространства для переключения деятельности — определить для себя, когда вы находитесь в этом пространстве в рабочем состоянии, а когда занимаетесь собой. Для этого можно работать в другой комнате или другой одежде.

Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Сохранять внимание на одной задаче помогут циклы по 25 минут: каждые 25 минут необходимо делать пятиминутный перерыв. Эти блоки можно расширить до получаса или часа. Полезно выработать для себя несколько простых правил (в два часа у меня перерыв) и научить этим правилам свое окружение.

Еще одна задача для тех, кто хочет научиться управлять временем, — избавиться от технологических «инъекций»  -положительных эмоций, которые дают нам гаджеты. Они на время удовлетворяют нашу потребность быть кому-то нужным и всегда находиться в центре событий, но в целом мешают выполнению задач.

Презентация мастер-класса доступна здесь.

Фото: Ольга Воробьева/АСИ

Медиацентр «АСИ-Благосфера» — это совместный проект центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов – медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий в сфере коммуникаций с участием профессионалов для НКО, сообществ, граждан. Медиаклуб организуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.

Запись Медиаклуба

Дорогие читатели, коллеги, друзья АСИ.

Нам очень важна ваша поддержка. Вместе мы сможем сделать новости лучше и интереснее.

Рекомендуем

Как НКО сформировать личный бренд

Из чего складывается бренд организации и зачем развивать свои сильные стороны, рассказала президент компании WorkLine Group Евгения Громова на медиаклубе в центре «Благосфера».