Что нужно для автоматизации, как ее проводить и всем ли она подходит. Об этом поговорили в медиаклубе «АСИ – Благосфера».

Фото: Brooke Cagle / Unsplash

Что такое автоматизация?

Автоматизация – это использование технических средств, чтобы облегчить работу сотрудников. Она помогает избавиться от рутины, исключить человеческий фактор и освобождает время коллектива для других задач. Благодаря автоматизации директор НКО может контролировать сотрудников, следить за ресурсами и управлять организацией онлайн.

«Автоматизация — это, скорее, образ мысли, чем техническое решение», — отмечает исполнительный директор Благотворительного фонда «Правмир» Татьяна Апатова.

Зачем она нужна?

Автоматизация – часть процесса оптимизации. Нужно понять, поможет ли замена сотрудника роботом повысить качество работы и возможно ли это. Если да – автоматизация нужна.

Этот процесс нужен не только директору, но и коллективу. Он освободит время сотрудников для выполнения других задач и очертит границы работы каждого.

«В НКО должностная инструкция и перечень обязанностей сотрудника написаны часто вилами по воде. Благодаря автоматизации ты прикрепляешь за человеком конкретный процесс. Это ясность как для директора, так и для сотрудника», — поясняет Апатова.

Автоматизация нужна, чтобы снять лишний стресс, в том числе у тех, кто обращается в НКО. Автоматизация не убивает душевность, но помогает сотрудникам меньше выгорать и больше посвящать себя подопечным.

С чего начать?

НКО нужно проанализировать свою работу и понять недочеты. Это этап оптимизации. Можно использовать виртуальную доску Miro, сервис Lucidchart – они помогут систематизировать и собрать вместе информацию.

НКО должна определить направления, которые нужно менять. Например, можно автоматизировать работу с email-обращениями.

Дальше идет этап автоматизации, который не требует вложений: часто организация использует не все функции, которые встроены в сервисы. Например, в почте можно настроить автоматический ответ о том, что письмо пришло и в какие сроки организация на него ответит.

Также в интернете есть специальные рассылочные сервисы, обучающие платформы и гайды по работе с электронной почтой. Их тоже можно использовать.

Если ресурсов в открытом доступе недостаточно, нужно обращаться к программистам и разработчикам. Или попросить похожие технологии у других НКО.

Где использовать?

Работа с пожертвованиями и обращениями, документооборот, координация волонтеров и склад – все это НКО может автоматизировать.

Чтобы автоматизировать работу с донорами, «Правмир» сделал специальную базу данных. Там хранится информация о том, на что человек жертвовал, чем интересовался. Все это помогает сделать дальнейшую работу с донором индивидуальной.

Такая же база данных есть и с подопечными. В фонд приходит обращение от семьи, его обрабатывают. Затем фонд открывает сбор. Когда деньги собраны и лечение пройдено, система закрывает карточку подопечного и передает информацию об этом в систему работы с донорами. После этого отправляется письмо тем, кто поддерживал адресный сбор.

Все сервисы в фонде автоматически обмениваются информацией между собой, что позволяет оперативно формировать отчеты и базы данных.

Какие возможны сложности?

Дорого и долго – так многие НКО относятся к автоматизации.

На самом деле это не так. Часть автоматизации для НКО бесплатна – это курсы и гайды в открытых источниках, помощь коллег по сектору и изучение функционала в используемых сервисах. Есть сервис ПланФикс – это конструктор, где можно сделать программу под НКО.

Платные услуги – это работа программиста и разработчика. Фонд «Правмир» потратил 600 тыс. рублей, чтобы автоматизировать процесс: над этим работал программист и архитектор CRM.

CRM-система

CRM-система — это специальное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий общения с донорами, подопечными и партнерами.

Иногда IT-компании и разработчики могут снизить стоимость своих услуг для третьего сектора. TeploDigital предоставляет легальные программы и сервисы для НКО со скидкой. Еще часть средств на автоматизацию можно заложить в грантовые заявки.

Продолжительность процесса автоматизации зависит от объема и сложности работы. «Правмир» потратил на это полтора года.

Сейчас фонд готов бесплатно передать свой код другим НКО. «Дети наши» тоже готовы предложить НКО свою систему автоматизации: она подходит для небольших и средних фондов.

Что делать, если коллектив не принимает автоматизацию?

Часто автоматизация идет «сверху» и сотрудники к ней не готовы. Исполнительный директор Фонда развития Политехнического музея Анна Морозова советует начинать автоматизацию с отдела, где процессы понятны и четки, а успех будет виден сразу. Например, с бухгалтерии.

Обучение сотрудников поможет перейти на новую систему безболезненно. Легче адаптироваться поможет специалист, который ответит на все вопросы. Можно устроить встречу с генеральным директором и программистом.

«Чтобы люди заговорили, чтобы предлагали, говорили то, что думают, а не то, «как правильно» – это была задачка посложнее, чем автоматизация», – рассказывает Апатова.

Не стоит торопить сотрудников: переход на новые программы может быть болезненным. Стоит объяснить, что автоматизация вводится для упрощения работы, а не для обесценивания труда.

Кому не подходит?

«Пока у НКО нет свободных денег, пока в мыслях нет этой автоматизации, потому что все горит – это не нужно», – считает Анна Морозова.

Автоматизация должна проходить из внутреннего желания и осознания, а не потому что «модно». Нужно понимать, какие цели стоят перед НКО и поможет ли автоматизация в их достижении.

Нельзя начинать автоматизацию, если НКО не оптимизировала процессы и не поняла, что нужно менять. Команда «Правмира» анализировала работу самостоятельно, это заняло около месяца.

Может пригодиться помощь фасилитатора. Человек «из вне» легче увидит проблемы в процессе и поделится с лайфхаками, которыми пользовались другие НКО во время автоматизации.

Возможна ли автоматизация в небольших НКО?

По мнению Анны Морозовой, легче автоматизировать работу в НКО, где немного сотрудников, а потом масштабировать это опыт.

С другой стороны, чем меньше подчиненных, тем хуже они понимают, зачем им внедрять роботов в общении между собой. Если в планах НКО масштабировать свою работу, автоматизация актуальна на будущее.

Где автоматизация заканчивается?

В инструкции должно быть прописано, какая часть работы зависит от робота, а какая – от человека. Если в организации понимают, что робот может некорректно справиться с задачей, лучше оставить ее за сотрудником.

«Это вещи, которые связаны не с автоматизацией, а с продуманностью взаимодействия НКО с подопечными, донорами, коллегами», – уверена Морозова.

Автоматизация – удобное хранение и передача данных, она не делает работу за сотрудника.

Медиацентр «АСИ – Благосфера» – совместный проект центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов – медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий в сфере коммуникаций с участием профессионалов для НКО, сообществ, граждан.

Читайте новости АСИ в удобном формате на Яндекс.Дзен. Подписывайтесь.

Дорогие читатели, коллеги, друзья АСИ.

Нам очень важна ваша поддержка. Вместе мы сможем сделать новости лучше и интереснее.

Услуги организаций

«Правмир» помогает взрослым и детям с тяжелыми заболеваниями получить лечение, пройти обследование и реабилитацию, оказывает юридическую, материальную и психологическую помощь многодетным семьям, малоимущим, людям с ментальными нарушениями, детям с инвалидностью и семьям, в которых они растут.

Центр «Благосфера» создает условия для того, чтобы люди приходили в благотворительность и могли больше узнать об организованной благотворительности и некоммерческих организациях: в центре проходят события московских некоммерческих организаций, работают книжный и киноклуб, работает благотворительный магазин фонда «Второе дыхание», пункты буккросинга, сбора батареек и макулатуры, есть коворкинг для НКО и инициативных групп.

Рекомендуем