Фото: Campaign Creators / Unsplash.com

Чем отличаются базы данных, какие ошибки совершают некоммерческие организации при работе с внутренней информацией и зачем НКО применять системный подход? Об этом в медиацентре «АСИ — Благосфера» рассказал Алексей Сидоренко, сооснователь и руководитель Теплицы социальных технологий.

Виды данных

Прежде чем приступить к работе с базами данных, необходимо понимать, с чем именно организации придется иметь дело.

Данные — это факты, понятия, инструкции в форме, приемлемой для общения, интерпретации и обработки — человеком или с помощью автоматических средств. Данные не существуют сами по себе, они созданы для общения и коммуникации.

Другое понимание данных – это поддающаяся многократной интерпретации информация в формализированном виде, пригодном для передачи, связи и обработки.

Есть понятие «большие данные» — НКО с ними, как правило, не работают.

Есть открытые данные. Это информация, представленная в машиночитаемом формате и доступная для использования без ограничений, связанных с авторским правом. Одно из важных условий работы с открытыми данными — ими могут пользоваться и их могут распространять все без исключения. Формулировка «не для коммерческого использования» недопустима.

Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к физическому лицу. ФИО – не персональные данные, в отличие от фотографий.

«Появляется огромное количество новых персональных данных, которые мы самостоятельно распространяем. Наша интонация, наш голос – тоже персональные данные», — говорит Алексей Сидоренко.

Почему не получается?

Корректно собранная, структурированная и изученная информация помогает НКО принимать правильные решения. Но не все НКО умеют работать с базами данных. Потому что не хватает навыков, потому что программы обучения работе с данными не учитывают потребности НКО, потому что у сотрудников нет понимания того, как устроены базы данных.

В случае, если НКО уже ведет базу данных, ее необходимо регулярно структурировать и обновлять. Это поможет быстрее подготовить отчет или найти необходимые сведения в нужный момент.

Также НКО часто не знают, где найти открытые данные. Нужно изучать независимые источники данных, можно проконсультироваться у специалистов по работе с такой информацией. Кроме того, в этой ситуации могут быть полезны сервисы мониторинга социальных сетей и поисковых запросов.

У НКО есть возможность учиться работать с базами данных на тренингах и мастер-классах. Например, в марте 2020 года Теплица социальных технологий провела онлайн-курс по базовым навыкам работы с данными. На таких занятиях специалисты обучают основам по сбору и систематизации информации. То есть НКО не обязательно нанимать узконаправленного специалиста, можно отправить на обучение рядового сотрудника.

Данные и внутренние процессы 

«Сотрудники должны не просто работать с таблицами. Они должны уметь делать базовые вещи: складывать при помощи формул, брать массив и анализировать структуру при помощи вводных таблиц», – считает Алексей Сидоренко.

Внутренние базы данных организации – ключ к успешному развитию. Если информация структурирована, отражает основные рабочие моменты и поддается анализу, НКО проще показать суть своей работы. Тщательно проанализированные результаты деятельности в грантовой заявке повышают шансы на получение субсидии.

Еще один важный момент для НКО – правильная оценка временных затрат. Чтобы качественнее и быстрее справляться с задачами, все рабочие процессы нужно моделировать. Если речь идет, например, о консультировании, нужно оценить, сколько времени занимает знакомство с благополучателем, поиск решения, получение обратной связи и т.д. И тогда легче будет понять, откуда берутся проблемы в работе.

«Для организаций, которые помогают большому числу людей, такая схема сможет ответить на вопрос: почему мы делаем много, а получается мало?», – считает Алексей Сидоренко.

В некоторых российских НКО работа с данными уже налажена. В крупных организациях этим занимаются специалисты по сбору, структурированию и анализу информации. Они готовят отчеты, с помощью которых организации удается привлекать новых жертвователей и сторонников. В небольших НКО базы данных часто ведут сотрудники без специальной подготовки и опыта в этой области.

Данные за пределами организации

НКО важно фиксировать, как их деятельность влияет на общество, как на них реагирует аудитория. Кроме того, данные позволяют НКО аргументировать свою позицию в общественной дискуссии. Например, организации используют систематизированные данные об улучшении условий жизни пациентов вне интернатов, отстаивая необходимость реформы ПНИ.

Медиацентр «АСИ – Благосфера» – совместный проект Центра «Благосфера» и Агентства социальной информации. Его цель – продвижение в обществе идей благотворительности и социальной ответственности, социальной активности граждан с использованием различных медиаформатов. Один из таких форматов – медиаклуб для проведения обучающих, дискуссионных и просветительских мероприятий.

Дорогие читатели, коллеги, друзья АСИ.

Нам очень важна ваша поддержка. Вместе мы сможем сделать новости лучше и интереснее.

Рекомендуем

Как НКО подружиться с бизнесом

Как некоммерческим организациям правильно и эффективно общаться с корпоративными партнерами, обсудили на медиаклубе «АСИ — Благосфера».