- Как ваша организация встретила проверку?
- За пять дней до проверки пришло уведомление о ее проведении с перечнем всех документов, которые требуется представить в ФРС.
- Были ли среди них документы, оформление которых вызвало затруднение?
- Особых проблем у нас не возникло. Мы предоставили все требующиеся документы без особых проволочек. Но знаю от коллег, что оформление некоторых документов может вызвать затруднение. Например, не все составляют штатное расписание. У нас, к примеру, в штате работает по трудовой книжке один сотрудник – офис-менеджер. Но было бы нелогично не включить в штатное расписание при этом руководителя, его заместителя, бухгалтера организации, несмотря на то, что они работают на общественных началах. Мы включили в штатное расписание трех должностных лиц, имеющих право банковской подписи, – по 0,4 ставки на каждого с формулировкой «без оплаты труда» (в бюджетных организациях, например, совмещение допускается в пределах 0,4 ставки).
- А если в организации нет штатных сотрудников?
- Я предполагаю, что в большинстве общественных организаций ситуация сходная с нашей, а во многих вообще нет штатных сотрудников: трудовые книжки хранятся по основному месту работы, где человек получает заработную плату. В этом случае, думаю, нужно отметить этот факт в сопроводительном письме, объяснив отсутствие в числе документов штатного расписания.
- Многие организации активно привлекают добровольцев…
- Перечень содержит также документы об использовании труда добровольцев. Так как мы не заключаем договоров с добровольцами, мы уведомили об этом в сопроводительном письме.
- А как вы оформили финансовые документы, требуемые при проверке?
- Иногда возникают сложности с оформлением документов об утверждении финансового плана, сметы доходов и расходов. В коммерческих и бюджетных организациях с финансовым планированием все ясно, а общественные организации обязать соблюдать финансовые планы трудно – редко у НКО в канун финансового года есть внятное представление о планируемом объеме целевых поступлений. Тем не менее, по закону наличие утвержденного финансового плана требуется. Как можно решить этот вопрос? Каждый год на последнем заседании правления нужно принимать два решения. Первое – об утверждении предварительного финансового плана (сметы доходов и расходов) на следующий год. Он может быть приблизительным, потому что денежные поступления в общественной организации трудно спланировать точно. Но можно учесть уже выигранные гранты, будущие денежные поступления по текущим проектам, например.
Второе решение – о корректировке сметы за истекший год. Если мы, например, планировали в прошлом году привлечь 2 млн рублей на проектную деятельность, административные расходы, а привлекли 3 млн рублей, то мы производим корректировку утвержденного в прошлом году плана. Особого смысла в ведении этой деятельности нет, потому что некому налагать санкции за неисполнение этого плана организацией.
- Какие распорядительные документы об использовании имущества вы издаете?
- В перечне требуемой документации, приложенном к уведомлению о проверке управления ФРС, значатся и распорядительные документы, касающиеся использования имущества организации. Здесь имеется в виду, например, приказ о назначении ответственного лица за эксплуатацию, сохранность оборудования. Также возможно издание приказа о размещении определенной оргтехники по определенным адресам. Такой документ издается, когда компьютеры, принадлежащие организации, размещаются у сотрудников дома.
- Вы представили вместе с отчетом какие-нибудь дополнительные материалы?
- Да, мы дополняем отчеты своими информационными буклетами. Оказалось, что в ФРС хранятся все отчетные документы и даже буклеты, которые мы передавали в течение 10 лет в Росрегистрацию (тогда еще в управление юстиции). Так что смысл представлять материалы, конечно, есть, если мы хотим обеспечить прозрачность нашей деятельности.
- Какие рекомендации, советы вы бы дали некоммерческим организациям, которые еще не прошли проверку?
- Было бы полезно для общественных организаций увидеть заранее типовые формы некоторых необходимых, но часто отсутствующих в организациях документов. Например, того же штатного расписания. На сайте Центра «Молодежь за свободу слова» www.yfs.ru мы планируем разместить такие формы.
Понять, все ли необходимые документы есть в вашей организации, поможет также портал Некоммерческого партнерства «Юристы за гражданское общество». Примерный перечень документов, которые должны быть у некоммерческой организации, размещен по адресу http://www.lawcs.ru/doc/ngo/doc/list_doc.html
